Med Axcite Invoice Workflow har VOLA opnået stram styring af fakturaregistrering- og godkendelse, meget hurtigere godkendelsesflow, jævnt fakturaarbejde i bogholderiet på grund af løbende indscanning og elektronisk arkiv, som er nemt at finde rundt i.
Vola
Branche: Produktion
Størrelse: Mellemstor
Løsninger:
- Microsoft Dynamics AX 2012
- Axcite Invoice Workflow
Effektivisering skaber arbejdspladser i Danmark
”Kun ved hele tiden at effektivisere vores administrative processer kan vi sikre, at ressourcer frigives til værdiskabende aktiviteter, så vi kan bevare vores industriarbejdspladser i Danmark,” siger økonomidirektør Johannes Aa. Saugbjerg, VOLA A/S.
Det var baggrunden for et større lean projekt hos den verdenskendte producent af armaturer, som førte til, at gennemløbstiden for et armatur blev reduceret fra 41,2 dage til 28 minutter på den nye lean produktionslinje.
Herefter kom turen til fakturabehandlingen, hvor der også var store ”lean potentialer”. Arbejdet med manuel registrering og arkivering af fakturaer var enormt tidkrævende. Det tog også uforholdsmæssigt lang tid at tjekke, om fakturerede varer nu også var leveret.
Dertil kom en ineffektiv godkendelsesprocedure, som kostede tid og kræfter i hele organisationen og en uhensigtsmæssig international arbejdsgang.
”Medarbejderne fra Bredana Axcite er gode til at forstå det, brugerne siger. Processen har været effektiv, og vi har selv været med i den og er kommet med input til den endelige løsning undervejs.”
Johannes Aa. Saugbjerg CFO, VOLA
Løsningen bestod af Bredana Axcites egenudviklede modul til Dynamics AX, Axcite Invoice Workflow.
Ved hjælp af applikationen ReadSoft, kan faktura scannes og indlæses direkte i Dynamics AX. ReadSoft kan bearbejde alle formater, og fakturaen vises i samme skærmbillede som data fra den.
Datterselskaberne scanner til en mailadresse, og i hovedsædet i Horsens hentes data direkte ind i ReadSoft som PDF- eller Tiff filer. Det vil sige, at al administrativ styring er bibeholdt i Danmark.
Axcite Invoice Workflow organiserer og styrer hele processen. Alt er sat i system:
Processen er papirløs. Kreditorfakturaer matches automatisk med indkøbsordrer, så man alene bruger tid på beløb, der ikke matcher. Hele godkendelsesproceduren er automatiseret med log for den enkelte faktura.
Godkendelsesflow er logisk, så alle i hierarkiet har de nødvendige oplysninger, når de skal godkende. Godkender præsenteres kun for sine egne konti, hvilket gør godkendelsen mere overskuelig. Endvidere er der mulighed for fortrolige fakturaer.
”Vi har været meget tilfredse med forløbet. Bredana Axcite har imødekommet alle de ønsker, vi havde - til en overkommelig pris.”
Lillian Jensen controller, VOLA
Meget hurtigere godkendelse
”Vi har været meget tilfredse med forløbet. Bredana Axcite har imødekommet alle de ønsker, vi havde - til en overkommelig pris,” siger Lillian Jensen, controller hos Vola.
”Vi har været fælles om test af systemændringer, hvilket har afstedkommet en hurtigere og mere effektiv projektafvikling, end vi tidligere har været vant til.”
VOLA har opnået en stram styring af fakturaregistrering- og godkendelse, meget hurtigere godkendelsesflow, jævnt fakturaarbejde i bogholderiet på grund af løbende indscanning, elektronisk arkiv som er nemt at finde rundt i, tidsbesparelser i hele organisationen og større fleksibilitet i alle led - blandt andet i form af fakturagodkendelse fra hjemmearbejdspladser.
”Medarbejderne fra Bredana Axcite er gode til at forstå det, brugerne siger. Processen har været effektiv, og vi har selv været med i den og er kommet med input til den endelige løsning undervejs,” siger økonomidirektør / CFO Johannes Aa. Saugbjerg, VOLA A/S.
Vil du vide mere om Axcite Invoice Workflow?
Fakta om VOLA
VOLA A/S har rødder helt tilbage i 1873, da den startede som gørtlervirksomhed i Århus. I alle årene har den været ejet og drevet af Overgaard familien.
Efter at Arne Jacobsen havde vundet arkitektkonkurrencen om at tegne Nationalbanken, henvendte Verner Overgaard sig til ham med idéen om, at kun greb og udløb på armaturerne skulle være synlige. Arne Jacobsen syntes om idéen og tilbød at arbejde videre med designet. Der blev indledt et frugtbart samarbejde.
Siden da har grunddesignet dannet basis for VOLA armaturerne, og der eksisterer et meget stort antal varianter.
VOLA A/S har 200 ansatte, hvoraf de 157 arbejder i hovedsædet i Horsens, som er eneste produktionssted. Endvidere drives syv salgsselskaber i Europa og et showroom i København.
I 2009 nåede omsætningen op på 226 mio. kr. med et overskud før skat på 15 mio. kr.
Vil du vide mere om hvordan Axcite Invoice Workflow kan hjælpe dig?
Vi vil meget gerne dele vores erfaringer med dig. Naturligvis uforpligtende og uden beregning.