Smart invoice workflow løsning til Dynamics 365

Hurtig og nem godkendelsesproces

Manuel registrering og arkivering af fakturaer kan være en meget tidskrævende proces.

Med Axcite Invoice Workflow kan du godkende fakturaer direkte i dit Microsoft ERP-system uden at bruge standardklienten. Det giver en brugervenlig og meget hurtigere godkendelsesproces.

Hør mere om denne løsning

Dine muligheder med Axcite Invoice Workflow

Modulet gør det muligt at styre godkendelsesflowet direkte i dit ERP-system, hvilket giver en række fordele.

Fakturaer scannes – indhold afløftes

Fakturaerne scannes og indlæses i indgangsbogen i Dynamics 365. Ved hjælp af enten Kofax AP Essentials (tidligere ReadSoft Online) eller Lasernet Input, afløftes prædefinerede elementer såsom kreditor, fakturanummer og varelinjer. Herefter sender systemet en mail til rette godkender om, at der er en faktura, der kræver vedkommendes godkendelse, eller det kan autogodkender fakturaen ud fra givne kriterier.

Øget effektivitet og hastighed i behandling af kreditorfakturaer

Scanning af kreditorfakturaer sikrer, at fakturaerne ikke forsvinder eller kommer til at ligge på skriveborde rundt omkring i virksomheden. De fysiske bilag bliver således i administrationen, mens de bliver tilgængelige i elektronisk form i Dynamics 365.

Elektronisk godkendelse

Den enkelte bruger godkender både vare- og omkostningskreditorer elektronisk. Axcite Invoice Workflow tilbyder fuld prokurastyring, så godkendte fakturaer automatisk skal godkendes af ens overordnede, hvis man ikke har fuldmagt til beløbet.

Automatisk godkendelse

Har man styr på sine stamdata, kan systemet konfigureres til automatisk godkendelse og bogføring, så fakturaen godkendes allerede ved ankomstregistrering. Det kan for eksempel gælde ved indkøb, der er modtaget, og hvor priserne på fakturaen ikke afviger fra priserne på indkøbet i Dynamics 365. Disse fakturaer kræver reelt ikke brugerinput og kan derfor bogføres med det samme – med væsentlig tidsbesparelse til følge.

Fakturavisning direkte i Dynamics 365

En stor fordel ved faktura workflow til Dynamics 365 er, at man nemt kan tilgå fakturaen og få den vist – for eksempel fra kreditoren, lagerposten eller finansposten. Alle de vante opslag i gamle mapper kan dermed undgås.

Hurtig og nem godkendelse via app

Vi har flyttet funktionaliteten i Axcite Invoice Workflow ud på én app, så du nemt og hurtigt kan godkende faktura på din smartphone eller tablet. App'en er tilgængelig i App Store, Google Play og Microsoft Store.

Læs mere her

Dine klare fordele

Axcite Invoice Workflow hjælper dig med at effektivisere dit håndtering af kreditfakturaer.

Du får:

Papirløs proces med digitalt arkiv, der gør det nemt at finde gamle fakturaer

Hurtigere, logisk og overskueligt godkendelsesflow, der giver tidsbesparelser i hele organisationen

Bedre overblik over kreditormassen

Automatisk match af fakturaer med indkøbsordrer

Jævnt fakturaarbejde i bogholderiet på grund af løbende indscanning

Større fleksibilitet i form af mulighed for fakturagodkendelse fra hjemmearbejdspladser og af ikke-Dynamics 365-brugere

Axcite Invoice Workflow trin for trin

1. Indscanning

Ved modtagelse af en kreditorfaktura scannes den ind i en indgangsbog i Dynamics 365 og overføres derefter til en godkendelseskladde.

2. E-mail advisering

Hver bruger har sin egen individuelle godkendelseskladde og modtager en e-mail, når der ligger fakturaer og venter på godkendelse.

3. Skift af godkender

I godkendelseskladden er der mulighed for at skifte godkender, og så sender systemet umiddelbart fakturaen videre til rette vedkommende.

4. Kommentar til faktura

Ved godkendelse af fakturaen kan man knytte en kommentar til fakturaen, så bogholderiet med det samme ved, hvordan fakturaen skal bogføres.

5. Afstemning med åbne indkøb

Systemet tager højde for, om varerne på en faktura også er modtaget på lageret. Godkendelse kan dermed kun finde sted, hvis alle varer er modtaget, så man undgår at betale for varer, man ikke har fået.

6. Bogføring

Alle godkendte fakturaer hentes ind i en godkendelseskladde i bogholderiet, hvorefter de bogføres. Er den automatiske bogføring aktiveret, vil denne del af processen være minimal.

7. Webgodkendelse

Som led i løsningen kan medarbejdere, der ikke bruger Dynamics 365, godkende fakturaer via internettet.

8. Godkendelse via app

Det er også muligt at godkende sine fakturer via vores app udviklet til fakturagodkendelse. Læs mere her

Digitalisering af bilag

Modulet understøtter også de krav til digitalisering af bilag, der kom med den nye bogføringslov fra 2022.

Til dig, som anvender AX2012, tilbyder vi følgende muligheder:

1. Vedhæftning af filer i finanskladden, der vises på bilaget

2. Visning af dokumentet, der er gemt i en arkivmappe

Kontakt os her for mere information.

Værd at vide om priser og licenser

Ligesom Microsofts licens- og prismodel er Axcite standardmodulerne prissat ud fra antallet af brugere i løsningen til en fast månedspris, der inkluderer både brugsretten samt adgang til de løbende opdateringer.